腾出时间做一个真正的领导

文/[以色列]多夫·弗罗曼

古罗马哲学家马克·奥勒留的著作《沉思录》中有这样一句话：“在我们所说和所做的事情中，绝大部分其实都是不必要的。”他由此得出结论：“不管在什么情况下，人们应不忘记时刻提醒自己，是不是又在做无用功了？”

这对于很多领导人来说也是一个很好的建议。只有把充斥在日程表中的形形色色的无效行为一扫而光，领导者才有足够时间来好好思考组织的发展前景和面临的挑战。基于这个原因，在所有技巧中我将“腾出时间”排在首位。

我认为，“冗务缠身”是现今领导者们最大的麻烦。很多领导者花费了非常多的时间在计划“我应该做什么”上，而很少去考虑“我应该不要做什么”。其结果是他们会变得很忙，各种会议和应酬让他们精疲力竭。由于无法认真思考组织面临的长期挑战和潜在威胁，他们还经常成为应对各种突发事件的“救火队长”。所以，让我们来重新考量马克·奥勒留的告诫：“不要湮没在各种琐事中，腾出时间，把时间精力放在那些真正重要的事情上。”

从具体的操作来说，我认为每一个领导者都应该保证他的时间中有50%以上可供自己支配。只有做到这一点，他才可能有足够的从容来应对组织面临的长期挑战，才有可能不失时机地抓住那些转瞬即逝的宝贵机会。如果没有留出自己支配的时间，一些鸡毛蒜皮的小事和一些突发性状况也会让人疲于应付，甚至不知所措。

对我的提议，很多领导者都会施以相同的回应：是的，我们也知道留出一部分时间供自己支配很重要，可是手头要处理的事情总是应接不暇啊……不可否认，他们说的是真实情况，问题是在那么多零零碎碎的事务上花费了那么多宝贵的时间和精力之后，还有谁能打起精神来关注那些真正重要的事情？

在我负责英特尔以色列分公司期间，我推行了很多措施来促使手下的管理者们更好地利用时间。其中最具争议的举措无疑是让所有的管理者都取消了行政助理。这听起来有些不可思议——难道那些行政助理不正是用来帮助我们更好地管理时间的吗？

这也是我曾经的看法。但是直到上世纪90年代中期，我逐渐意识到这个职位的设置对工作效率的提升不仅没有促进作用，实际上还成了一个障碍。当然，这不是行政助理们的错，而是领导者们的错。他们错误地将行政助理看成是自己的“看门人”，将时间的支配权拱手奉上。其结果则是我手下的管理者都将日程安排得满满当当，整日忙碌异常，你甚至想找个时间与他们好好交流一下都希望渺茫！

那时笔记本电脑已经渐渐成为一种普通的办公用具，我所在的英特尔以色列分公司员工们人手一台。再加上电子邮件和日程计划程序等工具，我开始意识到行政助理这个职位已经不再必要，而且感到如果迫使手下的领导者们对如何利用时间承担责任的话，他们才有可能更好地利用它。当我宣布自己不再有行政助理时，公司内部一片哗然。为此也召开了很多会议，员工们对我的决定一直反对。这些会议进行得很艰难，而我相信使员工们耐着性子和我争执不休的唯一原因则是他们相信我并不会真正去做。我开始意识到只有尽快拿自己开刀，才能把这项改革推行下去，所以很快就宣布跟随我多年的行政助理将调至其他部门工作。

取消行政助理在我的职业生涯当中是一个关键的催化剂。在它的作用下，我的行为方式发生了可喜的变化。我做事变得更有方向性，也会更加留意那些重要的事情。我开始学会与其他人及时互动沟通，而不是让行政助理将所有事务都埋到日程表里面，反复计划却又悬而不决。现在如果有人在自助餐厅问我：“我有个事情找你，需要一个小时时间。”我会立刻回答：“我现在有5分钟时间，你想说什么？”我曾就此粗略估算过，工作效率至少提高了50个百分点。

当然，取消了行政助理也不是说就天下太平了，可能会出现一些问题，而反观这些问题你会发现，正是它们激发了我们破旧立新的勇气。比如有一次，在取消行政助理后不久，我遇到一个不曾碰到过的麻烦。我经常需要到英特尔美国总部出差，不过这一次和以往不同，没有人帮我处理语音信箱了。出差起码要两周左右的时间，而根据以往经验，在这期间至少会收到几百条信息。放在以前，我的行政助理可以大显身手了，她会帮我按重要性分类整理好所有信息，并提醒我哪些是非常重要需要马上回复的。怎样才能使自己从语音信箱的压迫中解脱出来呢？

实际上最后我只用了一个非常简单的解决方法。我在语音信箱中说明自己将要出差两周，所以“如果没有重要的事情，请不要留语音信息”……很快，信箱中原本可能成百上千条的留言一下子变得屈指可数了，而事实证明，公司的业务也并没有因此而受影响。

这个故事再次告诉我们，一个领导者如果想让自己整日忙碌不堪，实在有太多的理由，而只有他能够从林林总总、繁杂的事务中解脱出来，才能给长期战略思考留下足够的空间。